Exemple practice: de la parteneri la livrare

Un scenariu concret, cu date fictive. Parcurgeți pașii în ordine pe o companie de test.

Înainte de a începe. Autentificați-vă, selectați compania corectă în bara de sus și țineți deschis un carnet (sau Notepad) cu codurile create - le reutilizați pe documente.

Datele scenariului

Entitate	Exemplu	Rol
Companie 3PL	Demo Logistics SRL	Contextul din bara de sus
Depozit	`DEP-BUC` - Depozit București	Unde intră / iese marfa
Articol	`SKU-CAFEA-1KG` - Cafea boabe 1 kg, UM = buc	SKU din catalog
Furnizor	`FURN-ROASTCO` - RoastCo SA	Partener tip furnizor
Client	`CLI-CAFEBAR` - CafeBar SRL	Partener tip client
Punct lucru client	CafeBar - Magazin Centru	Adresa de livrare

Depozit→ Articol→ Furnizor→ Client→ PO→ Recepție→ SO→ Livrare

Pasul 1 - Depozit

Meniu Depozite → Creare.
Denumire: Depozit București. Cod intern (dacă e cerut): DEP-BUC.
Activați depozitul și salvați.

Rezultat așteptat: depozitul apare în listă și poate fi selectat pe recepții / SO.

Pasul 2 - Articol (SKU)

Meniu Articole → Creare.
Cod: SKU-CAFEA-1KG.
Descriere: Cafea boabe 1 kg.
UM principală (um3pl): buc (doar întregi, dacă e cazul).
Opțional: barcode 5940123456789, greutate 1 kg.
Salvați.

Rezultat: articolul e disponibil la adăugarea liniilor pe PO/SO.

Pasul 3 - Furnizor (partener)

Meniu Parteneri → Creare.
Tip: Furnizor (sau ambele, dacă e nevoie).
Denumire: RoastCo SA. Cod: FURN-ROASTCO.
Completați CUI / contact dacă e cerut de procesul firmei.
Salvați. Nu e obligatoriu un punct de lucru pentru furnizor în acest exemplu.

Pasul 4 - Client (partener) + punct de lucru

Meniu Parteneri → Creare.
Tip: Client.
Denumire: CafeBar SRL. Cod: CLI-CAFEBAR.
Adăugați punct de lucru: Magazin Centru, adresă de livrare (stradă, oraș).
Salvați.

Verificare intermediară. Aveți: 1 depozit, 1 articol, 1 furnizor, 1 client. Abia acum creați documente care mișcă cantități.

Pasul 5 - Comandă de achiziție (PO)

Meniu Comenzi IN → Creare comandă de achiziție.
Furnizor: RoastCo SA.
Linie: articol SKU-CAFEA-1KG, cantitate 100 buc.
Salvați draft, apoi confirmați / trimiteți (după procesul firmei).
Notați numărul PO (ex. PO-2026-0042).

Stoc acum: încă 0 pe SKU-CAFEA-1KG în DEP-BUC (PO-ul singur nu crește stocul).

Pasul 6 - Recepție (intrare în depozit)

Deschideți PO-ul → acțiune Recepție, sau Comenzi IN → Recepții.
Depozit: Depozit București.
Cantitate recepționată: 100 (sau 60 dacă simulați parțial - vezi varianta B mai jos).
Validați recepția.

Stoc după validare: disponibil SKU-CAFEA-1KG în DEP-BUC = 100. Verificați în meniul Stoc și în jurnal.

Variantă B - recepție parțială

Recepționați 60 acum → stoc = 60. Rest 40 rămâne pe PO. A doua zi creați o a doua recepție de 40 → stoc = 100, PO se închide.

Pasul 7 - Comandă de vânzare (SO)

Înainte: confirmați în Stoc că aveți cel puțin 40 disponibile.
Meniu Comenzi OUT → Creare comandă de vânzare.
Client: CafeBar SRL. Punct de lucru: Magazin Centru.
Depozit sursă: Depozit București.
Linie: SKU-CAFEA-1KG, cantitate 40.
Salvați și confirmați.

Stoc (după regulile instanței): poate apărea rezervat 40 / disponibil 60. Dacă nu există rezervare automată, disponibil rămâne 100 până la livrare.

Pasul 8 - Picking și livrare

Deschideți SO-ul → lansați / finalizați picking (listă sau scanare).
Pregătiți fizic 40 buc cafea.
Marcați comanda livrată când marfa a ieșit din depozit.
Opțional: generați avizul de livrare.

Stoc final așteptat: disponibil = 60 (100 − 40). Controlați jurnalul: o mișcare de ieșire legată de SO.

Pasul 9 (opțional) - Retur de la client

Clientul returnează 5 buc defecte / neridicate.
Meniu Retururi → Creare → selectați SO-ul livrat.
Cantitate returnată: 5 pe linia cafea. Depozit: DEP-BUC.
Validați returul.

Stoc după retur: disponibil = 65.

Tabel rezumat mișcări stoc

Moment	Document	Sold disponibil (buc)
După setup	-	0
După PO confirmat	PO 100	0
După recepție 100	Recepție	100
După livrare 40	SO livrat	60
După retur 5	Retur	65

Ce verificați la final (checklist)

Partenerii apar corect ca furnizor / client (nu invers pe documente).
PO e legat de RoastCo; SO de CafeBar.
Recepția și livrarea folosesc același depozit DEP-BUC.
Jurnalul stoc arată +100 (recepție), −40 (livrare), +5 (retur) dacă ați făcut pasul 9.
Nu ați lăsat draft-uri „uitate” care trebuiau validate.

Variante față de fluxul reușit

Același catalog (DEP-BUC, SKU-CAFEA-1KG, RoastCo, CafeBar). Schimbați doar cantitățile / statusurile de mai jos.

V1 - Recepție parțială (două livrări de la furnizor)

PO: 100 buc, confirmat.
Recepție 1: 60 buc în DEP-BUC → stoc = 60. PO rămâne parțial.
Recepție 2: 40 buc → stoc = 100. PO se închide.

Greșeală de evitat: creați un PO nou de 40 în loc de a doua recepție pe același PO - pierdeți trasabilitatea.

V2 - Livrare parțială pe SO

Stoc 100. SO: 40 buc către CafeBar, confirmat.
Pregătiți și livrați doar 25 acum (dacă procesul permite livrare parțială).
Stoc după livrare parțială: 75. Rest 15 rămâne pe SO (sau pe un SO de follow-up, după regulile firmei).
A doua zi: livrați restul 15 → stoc = 60.

Nu: marcați tot SO-ul „livrat” la 40 dacă fizic ați scos doar 25.

V3 - SO fără stoc suficient

Stoc disponibil = 10. Încercați SO de 40.
Aplicația blochează confirmarea / rezervarea sau vă avertizează (după setări).
Ce faceți: (a) așteptați recepție, (b) reduceți SO la 10, (c) schimbați depozitul dacă stocul e în altă locație.

Nu: creați SO-ul „ca draft” și marcați livrat fără marfă - inventarul se rupe.

V4 - Anulare PO (înainte de recepție)

PO 100, confirmat, fără recepție validată.
Din ecranul PO → Anulare (drepturi necesare).
Stoc rămâne 0. Nu mai creați recepții pe PO-ul anulat.

Dacă ați recepționat deja o parte: anulați doar restul / închideți PO-ul conform procesului - nu ștergeți recepțiile validate.

V5 - Anulare SO (înainte de livrare)

SO 40, confirmat, eventual rezervat, nelivrat.
Anulați din ecranul SO.
Rezervarea (dacă exista) se eliberează; disponibilul revine.

După livrare nu mai „anulați” ca pe un draft: folosiți Retur sau stornare, după drepturi.

Aprofundare. Proceduri: Intrări, Ieșiri, Stoc. Probleme: FAQ.